POLITICA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1.   Introducere

Începând cu data de 25 mai 2018, a intrat în vigoare Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare „GDPR”), aplicabil în toate statele membre ale Uniunii Europene. În acest sens, vă informăm  cu privire la condițiile în care realizăm prelucrarea  datelor  cu  caracter  personal  în  vederea  alinierii  la  dispozițiile  acestor  reglementări.

Luând în considerare:

(i)         cerințele Regulamentului nr. 679/2016/ GDPR;

(ii)        cerințele de reglementare și obligațiile de asigurare ale confidențialității informațiilor și datelor cu care operăm;

(iii)       angajamentul Primăriei Sarata de a actualiza periodic măsurile tehnice și organizatorice aplicabile securității datelor cu caracter personal, documentația de conformare și regulile de prelucrare a datelor având în vedere legislația și stadiul dezvoltării tehnologice;

(iv)       dezideratul  de  a asigura  confidențialitatea, integritatea  și  disponibilitatea  datelor  personale  a contribuabililor și partenerilor noștri, stocate atât online cât și offline, ce reprezintă factori importanți de care ținem seama în cadrul relațiilor cu toate părțile interesate;

(v)        îndatorirea și totodată obiectivul nostru de a explică modul în care primim datele cu caracter personal ce vizează persoana dumneavoastră și cum le gestionăm din momentul în care le deținem,

prin această politică urmărim să explicăm modul în care Primăria Sarata se aliniază la cerințele de prelucrare și securitate a datelor cu caracter personal, arătând ce date cu caracter personal prelucrăm, modul de utilizare și transfer, temeiul prelucrării, durata păstrării, drepturile persoanelor vizate, politica privind securitatea și alte cerințe impuse de legislația privind protecția datelor în vigoare, cu scopul de a asigura transparența prelucrării datelor.

2.   Operatorul de date cu caracter personal

Primăria  Sarata,  cu  sediul  în  strada  Stațiunii  nr.  38,  județul  Bacău,  cod  fiscal  16360499,  telefon

0234.214.866, fax 0234.214.866 e-mail comuna.sarata@bc.e-adm.ro, este responsabilă pentru a proteja datele cu caracter personal ale persoanelor vizate și de a se conforma prevederilor legale și de reglementare aplicabile privind protecția acestora.

3.   Categorii de date cu caracter personal colectate

Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”). O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, propriei sale identității fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. Orice date care nu se încadrează în această definiție constituie „date fără caracter personal”.

Prelucrăm doar datele necesare pentru a furniza servicii pentru contribuabili/cetățeni/petenți și activități

suport specifice administrației publice.

În funcție de compartimentul căruia se adresează, colectăm următoarele categorii de date cu caracter

personal ale persoanele vizate:

–     nume și prenume, adresa, CNP, serie și număr de buletin/CI, carte provizorie, pașaport, permis de ședere, numărul de telefon, adresa de email;

–     date de sănătate și, unde e cazul, grad de dezabilitate, persoane aflate în carantină covid-19;

–     data căsătoriei, locul nașterii, numele și prenumele părinților, sex, semnătura, cetățenia, date privind situația juridică, originea etnică, religia;

–     date fiscale, evidența auto (ex. auto, șalupe), date bunuri imobile (ex. evidența proprietăților – ex. terenuri, case, nr. cadastral);

–     angajatori, date privind studiile și profesia, ocupația, venituri, datorii,date despre familie (mediul de creștere), venituri moșteniri, grad de rudenie, concedii (medicale, creșterea copilului, concediu fără plată, îndemnizații de asigurări sociale) îndemnizații șomaj, pensii de invaliditate, perioada de după o formă de învățământ;

–     serviciu militar, prizonierat, date privind infracțiuni, condamnări penale, cazier;

–     în cazul partenerilor cu care avem colaborări pentru furnizarea de produse și servicii, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanților legali sau delegați, funcția deținută, telefon mobil, adresa de email.

–     imagini video;

4.   Modul de obținere a datelor cu caracter personal

Primăria Sarata procesează datele cu caracter personal ale contribuabililor, ale partenerilor noștri, ale vizitatorilor sediului nostru, ale persoanelor care accesează website-ul nostru sau comunică cu noi pe diverse canale de comunicare (e-mail, fax, poștă, întâlniri, participare la evenimente etc), ale colaboratorilor și ale oricăror alte persoane fizice care interacționează cu Primăria Sarata pentru rezolvarea oricăror probleme/aspecte.

În cazul persoanelor enumerate mai sus, Primăria Sarata prelucrează date cu caracter personal astfel:

–     obținem date cu caracter personal în mod direct de la contribuabili/persoane fizice în diferite moduri, incluzând următoarele modalități: contact direct în cadrul întâlnirilor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe e-mail/fax, trimiterea de cereri și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor administrației publice locale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului.

–     putem obține date cu caracter personal și indirect, din alte surse: prin dezvăluiri făcute de alte instituții (transfer de date) dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau interes legitim, prin interogarea bazelor de date naționale unde avem acces reglementat legislativ, dezvăluiri ale altei persoane vizate, dumneavoastră fiind inițial parte terță, devenind prin prelucrare parte vizată. Aceste categorii de informații pot cuprinde numele și datele de identificare ale dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informații adiționale despre dumneavoastră.

5.   Temeiul legitim al prelucrării datelor cu caracter personal

Întemeiem prelucrările de date cu caracter personal pe următoarele temeiuri legitime:

–     prelucrările sunt necesare în vederea îndeplinirii unei obligații legale care ne revine;

–     servesc interesului public;

–     sunt necesare pentru executarea unui contract;

–     consimțământ: atunci când prelucrarea nu are la bază o obligație legală sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legale.

În baza acestor temeiuri legale, sunt desfășurate următoarele activități principale, cu titlu de exemplu:

–     stare  civilă;  înregistrare  deces,  naștere,  căsătorie,  mențiuni  ulterioare,  comunicări,  atribuire  cnp, gestionare candidați înscriși la concursuri de recrutare personal, transmiterea REVISAL, adeverinte, sesizare pentru deschiderea proceduri succesorale;

–     asistență socială;

–     asistență medicală;

–     înmatriculări radieri auto;

–     notificare de plată, certificat fiscal, somații;

–     eliberare autorizații racorduri, branșament, construcții etc.;

–     emitere certificate de urbanism, adeverințe etc.;

–     formularea de întâmpinări, acțiuni civile, apeluri, recursuri, întocmiri referate,

–     răspunsuri la cereri, plângeri, petiții, contestații, adrese, corespondență, note interne etc.

–     afișare vânzare terenuri, evidența cererilor, analiză adrese;

–     redactare raport de anchetă psihosocială, redactare referat privind autorizarea unor acte juridice și/sau numirea curatorului special, împuternicire reprezentant autoritate tutelară, autorizare operațiuni bancare în scopuri determinate, monitorizarea exercitării sarcinii tutelei;

–     emitere note interne, elaborare analize/avize, verificare proiecte;

–     colectare, înregistrare, stocare, extragere, utilizare cereri/notificări/convocări/procese verbale/rapoarte;

–     redactare fișe de instruiri/rapoarte, elaborare planuri de analiză/înștiințare/apărare/intervenție/evacuare,

eliberare avize/permise;

–     colectare/încasări impozite și taxe, acordarea de avansuri de la trezorerie;

–     emitere autorizații de funcționare / certificate de înregistrare;

–     documente de identitate și declarații ale reprezentanților legali ai deponenților de proiecte, CV-urile echipei de proiect, contracte de achiziție, de finanțare și acorduri de parteneriat;

–     examinare solicitări interne, stocare/dezvoltare aplicații/ rapoarte/certificate;

–     întocmire agendă culturală/sportivă/a comunității, redactare cereri/procese verbale;

6.   Scopul prelucrării datelor personale

Prelucrare înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Primăria Sarata procesează date cu caracter personal pentru sprijinirea procesului de furnizare a serviciilor publice și derularea relațiilor cu toți partenerii noștri, după cum urmează:

–     de conformare cu legislația aplicabilă specifică autorităților publice pentru furnizarea serviciilor

–     de soluționare petiții/sesizări; prelucrarea oricăror alte solicitări primite direct sau online, inclusiv formularea răspunsurilor la solicitări;

–     pentru  încheierea  și  executarea  de  contracte  (spre  exemplu:  pentru  încheierea  unui  contract  de

achiziție);

–     activități de recrutare și selecție de candidați calificați, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul instituției;

–     promovarea unor acțiuni și evenimente;

–     evidența populației și stare civilă; protecție și asistență socială;

–     servicii de consiliere legală și reprezentare în justiție; gestionarea declarațiilor de avere și de interese;

–     pentru analize interne destinate îmbunătățirii serviciilor publice;

–     prelucrări    statistice    la    nivel    național;    prelucrări    în    scop    de    cercetare    științifică;

arhivare.

–     prelucrarea datelor colectate prin email, telefon și/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice;

–     executarea unei operațiuni de plată; gestiune economico-financiară și administrativă și altele.

7.   Destinatarii datele personale

Pentru a ne desfășura activitatea sau îndeplini obligațiile legale ce ne revin transmitem datele personale către autorități publice, organe judiciare, consultanți externi care ne acordă consultanță sau ne asistă în exercitarea și apărarea drepturilor în instanță permitem accesul la date unor persoane împuternicite, astfel cum se întâmplă cu furnizorii de servicii IT (mentenanță, folosire software), curierat sau audit, către care am externalizat anumite servicii, asigurându-ne însă întotdeauna că instituim garanții adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal

Acești terți vor avea la rândul lor, obligații similare cu ale Primăriei Sarata în ceea ce privește protecția

datelor cu caracter personal.

În timpul navigării dumneavoastră pe site-ul web și în scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele cu caracter personal către furnizori de servicii de analiză și de motoare de căutare pentru ca aceștia să furnizeze servicii de întreținere a site-ului nostru web.

8.   Transferarea datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE)

Nu transferăm date în afara SEE. Putem transfera date cu caracter personal in SEE sau în afara SEE în situația în care unii dintre partenerii Primăriei Sarata au sediul sau își desfășoară activitatea în afara SEE. Efectuăm transferuri de date în afara SEE numai dacă sunt oferite suficiente garanții privind securitatea datelor. În situația în care în urma analizării riscurilor considerăm că prelucrarea este afectată de riscuri mari vom informa ANSPDCP privind găsirea unei soluții.

9.   Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal vor fi pastrate de către Primăria Sarata pe perioada de timp necesară atingerii scopurilor de prelucrare și după finalizarea acesteia în vederea conformării cu obligațiile legale aplicabile in domeniu, inclusiv, dar fără limitare, la dispozițiile in materia arhivării. Imaginile video a persoanelor vizate, obținute prin sistemul de supraveghere vor fi stocate pentru o perioada proporționala cu scopul pentru care se prelucrează datele, dar care nu poate depăși 30 de zile, după care vor fi distruse prin ștergere

10. Măsuri de securitate pentru protejarea datele personale

Pentru protejarea datelor cu caracter personal, Primăria Sarata utilizează măsuri organizatorice și fizice pentru păstrare iar unde este cazul măsuri de pseudonomizare si criptare pentru datele electronice. Scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a menține acuratețea datelor, de a asigura utilizarea adecvată a datelor și de a proteja datele împotriva pierderii, ștergerii, utilizării greșite sau modificării informațiilor. Personalul angajat este oprit din a colecta, prelucra sau folosi date cu caracter personal în mod neautorizat și, suplimentar, este supus unor obligații de confidențialitate în privința datelor cu caracter personal la care are acces. De asemenea, datele cu caracter personal sunt protejate conform regulilor stabilite de lege și prelucrarea acestor date este permisă cu condiția respectării secretului profesional. Măsurile tehnice și organizatorice fac parte dintr-un sistem de management integrat al securității datelor și sunt revizuite în mod constant pentru a ne conforma legislației în domeniu.

11. Drepturile persoanei vizate

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi:

(a)        dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate, însemnând dreptul de a obține din partea primăriei o confirmare ca se prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, accesul la datele respective și condițiile în care sunt prelucrate (inclusiv scopul prelucrării, categoriile de date prelucrate, destinatarii datelor);

(b)        dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal, însemnând dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea datelor incomplete.

De asemenea, dreptul la ștergerea datelor  cu caracter personal poate fi exercitat în anumite circumstanțe prevăzute de legea aplicabilă, incluzând: situația în care datele cu caracter personal nu mai sunt necesare in legătura cu scopurile prelucrării, situația în care datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal.

(c)        dreptul la restricționarea prelucrării, însemnând dreptul dvs. de a obține din partea primăriei. restricționarea prelucrării in următoarele cazuri: (i) contestați exactitatea datelor (restricționarea va dura atât timp cat este necesar primăriei sa verifice acuratețea datelor cu caracter personal); (ii) prelucrarea este ilegala și persoana vizată s-a opus ștergerii datelor solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) primăria nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în

scopurile mai sus menționate, dar persoana vizată solicită datele cu caracter personal pentru

constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept in instanța.

(d)        dreptul de opoziție împotriva prelucrării, însemnând posibilitatea de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal de către primăriei din motive legate de situația particulară în care se află persoana vizată;

(e)        dreptul de a nu fi supus unei decizii automate, inclusiv profilare;

(f)        dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a solicita mutarea, copierea sau transferul datelor dvs. existente în baza de date a primăriei către o alta baza de date, întra-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, în cazul în care prelucrarea se bazează pe un contract și este efectuată prin mijloace automate;

(g)        dreptul de a depune plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor

cu Caracter Personal și de a va  adresa instanțelor de judecată competente.

12. Informații de contact. Responsabilul cu protecția Datelor cu Caracter Personal

Daca aveți întrebări cu privire la conținutul acestei Politici, pentru exercitarea oricăror drepturi în conformitate cu prezenta Politică sau doriți (i) să accesați sau să revizuiți datele cu caracter personal sau să aflați mai multe informații în legătura cu acestea sau (ii) să faceți alt tip de solicitare legată de datele cu caracter personal, vă rugăm să adresați o solicitare în scris, la adresa: Primăria Sarata, strada Stațiunii nr. 38, județul Bacău, tel: 0234.214.866, sau electronic la e-mail: comuna.sarata@bc.e-adm.ro.

Drepturile indicate mai sus sunt aplicabile doar în măsura permisă de Regulamentul nr. 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date precum și de legislația națională în vigoare.

Actualizarea prezentei politici privind protecția datelor personale

Prezenta politică pentru protecția datelor cu caracter personal  se va actualiza periodic în funcție de modificările ce apar în activitatea de prelucrare. Actualizările vor fi publicate pe site-ul instituției și la avizierul din incinta Primăriei Sarata.